Postępowanie w przypadku zgubienia lub zniszczenia akcji (odcinków zbiorowych akcji) przez akcjonariusza w procesie dematerializacji akcji.
Z dniem 1 stycznia 2021 r. weszła w życie ustawa z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2019, poz. 1798). Wspomniana ustawa wprowadziła szereg zmian mających wpływ na funkcjonowanie spółek akcyjnych, w tym w szczególności przepisy dotyczące dematerializacji akcji.
Zgodnie z treścią ww. ustawy, dokumenty papierowe akcji tracą moc wraz z dniem 1 marca 2021 r.
i z tym dniem zaczynają obowiązywać wpisy w rejestrze akcjonariuszy. Dokumenty akcji zachowują moc dowodową wyłącznie w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec Spółki, że przysługują mu prawa udziałowe, przez okres 5 lat od dnia wejścia w życie ww. ustawy zmieniającej, tj. do dnia 1 marca 2026 r. Data ta jest szczególnie istotna dla akcjonariuszy, którzy utracili dokument akcji na skutek ich zniszczenia lub zgubienia – w związku z czym nie mogą wykazać legitymowania się ważnym i aktualnym dokumentem akcji. Taka sytuacja może stanowić przesłankę do odmowy wpisania akcjonariusza w rejestrze akcjonariuszy, co pozbawia go możliwości korzystania z praw wynikających z akcji.
W celu zapobieżenia takiej sytuacji, niezbędne jest podjęcie przez akcjonariusza działań, o których mowa poniżej.
Zastosowanie znajdzie procedura opisana w dekrecie z dnia 10 grudnia 1946 r. o umarzaniu utraconych dokumentów (Dz. U. 1947, nr 5, poz. 20, dalej jako „Dekret”). Dekret reguluje tryb postępowania sądowego w wyniku, którego akcjonariusz, który utracił dokument akcji, może ponownie go odzyskać otrzymując „duplikat” w postaci prawomocnego postanowienia sądu.
I. Wniosek o wydanie przez Zarząd Spółki zaświadczenia o posiadanych akcjach imiennych
W celu uzyskania postanowienia o umorzeniu dokumentu akcji przez akcjonariusza, którego akcje uległy zniszczeniu lub zgubieniu, należy w pierwszej kolejności złożyć pisemny wniosek do Zarządu Spółki o wydanie zaświadczenia stwierdzającego liczbę, wartość nominalną, serię oraz numery posiadanych akcji. Wniosek taki powinien zawierać imię i nazwisko akcjonariusza, wskazanie adresu do doręczeń, numeru PESEL oraz zostać opatrzony własnoręcznym podpisem akcjonariusza składającego wniosek a także zawierać oświadczenie w przedmiocie sposobu doręczenia zaświadczenia akcjonariuszowi przez Spółkę (odbiór osobisty w siedzibie Spółki lub wysłany pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru). W przypadku wyrażenia chęci odebrania zaświadczenia osobiście prosimy o wskazanie numeru telefonu kontaktowego w celu poinformowania o gotowym do odbioru zaświadczeniu.
Wniosek o wydanie zaświadczenia przez Zarząd Spółki może być wysłany pocztą lub złożony osobiście w siedzibie Spółki (ul. Piastowska 67, 05-850 Jawczyce). Na skutek złożonego wniosku Zarząd Spółki wyda akcjonariuszowi zaświadczenie we wskazanym powyżej zakresie.
II. Wniosek o umorzenie dokumentu akcji – postępowanie sądowe
Wydane przez Spółkę zaświadczenie należy następnie złożyć wraz z wnioskiem o umorzenie papierowego dokumentu akcji do sądu właściwego, w którego okręgu ma siedzibę wystawca dokumentu (sąd właściwy – Sąd Rejonowy w Pruszkowie). Wszystkie informacje odnoszące się do postępowania sądowego można znaleźć na stronie internetowej Sądu Rejonowego w Pruszkowie lub uzyskać poprzez kontakt telefoniczny z biurem obsługi interesanta.
Koszty postępowania sądowego pokrywa akcjonariusz. Opłata stała od wniosku o umorzenie utraconego dokumentu wynosi 200 zł, przy czym sąd może obciążyć akcjonariusza także kosztami ogłoszeń publikowanych przez sąd.
Spółka wskazuje, że przedmiotowe postępowanie sądowe wszczynane jest wyłącznie na wniosek akcjonariusza. Spółka we własnym zakresie nie realizuje, ani nie wszczyna powyższej procedury sądowej.
Wniosek do sądu o umorzenie papierowego dokumentu akcji, poza podstawowymi danymi, powinien zawierać:
- Wymienienie wystawcy dokumentu i jego siedziby,
- Oznaczenie dokumentu, jego rodzaju i znamion odróżniających go od innych tego samego rodzaju dokumentów, wystawionych przez tego samego wystawcę,
- Uprawdopodobnienie faktu posiadania dokumentu i okoliczności jego utraty.
Sąd wzywa wszystkich roszczących prawa do dokumentu akcji przez ogłoszenie publiczne, zamieszczone w piśmie urzędowym, przeznaczonym do ogłoszeń (co do zasady w Monitorze Sądowym i Gospodarczym), aby w terminie wskazanym w ogłoszeniu zgłosili swe prawa i złożyli w sądzie ten dokument. W przypadku niezłożenia – dokument może być umorzony. Termin do zgłoszenia swoich praw i złożenia dokumentu wynosi w sprawach z wniosków o umorzenie dokumentów akcji imiennych trzy miesiące, licząc od daty ukazania się ogłoszenia. W razie niezłożenia utraconego dokumentu akcji, sąd po upływie miesiąca od końca terminu do zgłoszenia praw wydaje stosownie do ustalonych okoliczności postanowienie co do umorzenia utraconego dokumentu. Postanowienie sądu po uprawomocnieniu się zostaje ogłoszone w sposób, w jaki było ogłoszone wezwanie do złożenia dokumentu akcji.
Odpis prawomocnego postanowienia o umorzeniu dokumentu akcji zastępuje umorzony dokument akcji i stanowi podstawę do podjęcia niezbędnych działań celem dokonania wpisu w rejestrze akcjonariuszy przez Spółkę. Odpis prawomocnego postanowienia sądu akcjonariusz powinien złożyć
w siedzibie Spółki osobiście, okazując jednocześnie ważny dokument tożsamości, przed dniem 1 marca 2026 r.
